| Vorige onderwerp :: Volgende onderwerp |
viekkietje
Geregistreerd op: 17 Aug 2008
Berichten: 21
|
 Geplaatst: 04-10-2008 12:29:40 Onderwerp: Afspraken |
 |
|
|
Agendapunten
1. De gemaakte agendapunten op het forum bekijken en de samenhorende agendapunten samen zetten.
2. Agendapunten worden het best in een logische volgorde geplaatst, om zo stelselmatig te kunnen vergaderen.
3. Twee dagen vóór de vergadering worden alle agendapunten doorgestuurd naar Melissa. Zij zal deze bundelen en één dag vóór de vergadering doormailen naar iedereen.
4. Ons zelf wat in de hand houden om niet teveel af te wijken van het agendapunt of het te bespreken onderwerp.
5. Agendapunten worden op het forum geplaatst, zodat de agendahouder deze gemakkelijk kan terug vinden.
Groepsafspraken
6. Vroeg communiceren met groepsleden om de escalatie naar een conflict te vermijden.
7. Is er in onze groep nood aan een conflictbemiddelaar? Één persoon of heel de groep?
We hebben besloten dat we deze taak niet bij één iemand mogen leggen, heel de groep is verantwoordelijk voor de groepscohesie. Storingen hebben voorrang!!! Problemen worden best onmiddellijk uitgeklaard.
8. Als er een document niet doorgestuurd werd of als iemand niet bereikbaar is, lijkt het beter om de groepsleden zo vlug mogelijk op de hoogte te brengen.
9. Een onbeantwoorde mail kunnen we markeren als ongelezen tot deze beantwoord word. Als we geen antwoord gekregen hebben na twee werkdagen, bellen we zelf het OCMW op om een antwoord te vragen.
10. Verslagen worden gemaakt door degene die aan de beurt is. Er is altijd een back up en dit is degene die de volgende keer het verslag moet maken. De back up zend haar deel naar de verslaggever, zij zal dan beide verslagen samenvoegen om tot een volledig verslag te bekomen.
Communicatie
11. Enkel de verzonden mails naar diensten in cc doormailen naar groep.
12. Vragen en discussies op het forum zetten.
13. Zaken die op dokeos worden gezet zal Kelly vermelden op het forum.
14. Gestructureerde verslagen en mails versturen, zodat belangrijke informatie gemakkelijk terug te vinden is. Steeds een onderwerp gebruiken in doorgestuurde mails.
15. Alle communicatie verloopt via het forum, behalve naar externen.
Rollen
16. Mails tussen Evi en het OCMW worden doorgemaild in cc naar Nele. Moest Evi ziek vallen, kan Nele direct de taak van communicatie verantwoordelijke op zich nemen. Nele zal deze mails in Words 2003 zetten en plaatsen op dokeos.
17. An zal Mediarchus gebruiken om mogelijk nuttige artikels op te zoeken.
Vergaderingen
18. Als er een mogelijke datum besproken is, maar nog niet geheel vastligt, zullen we deze toch onmiddellijk doorsturen naar Mr. Bertels. Het is zeer belangrijk om datums zo vroeg mogelijk vast te leggen.
19. Als er iemand afwezig was tijdens een vergadering, wordt deze persoon onmiddellijk gebrieft. De afwezige moet zelf ook het initiatief nemen om de verslagen op voorhand te lezen.
20. Vóór een vergadering met een dienst zullen wij steeds 30 minuten op voorhand aanwezig zijn om nog zaken te kunnen bespreken.
21. Als wij een vergadering zouden plannen tijdens het weekend, dan moet dit zeker twee weken op voorhand vast liggen.
22. Verslagen worden opgeslagen onder de naam: Verslag_vergadering_nr_datum.
23. Er is een mogelijkheid om in het huis van An te vergaderen.
Enkele tips om te komen tot een goed verslag:
1. De gegevens niet chronologisch in een verslag schrijven. Bepaalde zaken kan men clusteren onder een hoofdthema.
2. Tijdens het schrijven van de verslagen, of nadien wanneer deze verwerkt worden tot een bestand, is het handig om zaken die hetzelfde onderwerp hebben in dezelfde kleur te plaatsen. Op die manier is het verslag op een bepaalde manier gestructureerd.
3. Een goede lay out en paginanummers zijn zeer belangrijk.
4. Lees het verslag nog eens door om fouten te voorkomen.
5. Als iets niet duidelijk is, is het aangeraden om een eerder gemaakt verslag of personen die er meer over weten te raadplegen.
6. Er dient rekening gehouden te worden met de verschillende processen die we doorkruisen. |
|
| Terug naar boven |
|
|
|
Je mag geen nieuwe onderwerpen plaatsen in dit subforum
Je mag geen reacties plaatsen in dit subforum
Je mag je berichten niet bewerken in dit subforum
Je mag je berichten niet verwijderen in dit subforum
Je mag niet stemmen in polls in dit subforum
|
Wilt u geen reclame op dit forum en genieten van extra voordelen? Klik dan vlug hier voor meer informatie!
|
|
|
|
|
